La définition de « quittance » : Preuve de paiement, écrite, signée par le receveur des fonds, au payeur.
Au niveau des BBP « Avenant » et « Nouvelle affaire » est mentionné le principe de l’intégration du « bloc retour ». Y est mentionné pour l’intégration des données de la quittance (au comptant), qu’il n’y a pas de processus d’intégration automatique des primes de telle quittance, mais que celles-ci sont affichées et que le courtier doit les valider avant mise à jour.
16.0 PRENOT (PREmium NOTification)
16.0.a. L'assureur émet ce PRENOT (PREmium NOTification)(M0304):
- pour chaque avis de comptant, payable ou remboursable, encaissement assureur ou courtier
(et alors en ensemble avec le message sur le contrat, et ainsi formant un « bloc retour »); - pour chaque avis terme, encaissement assureur ou courtier
(en ensemble avec les termes du mois); - pour chaque avis de décompte
en pratique un « comptant » (ce n’est pas un « terme »):
- sans que c’est un ensemble avec le message contrat (lequel n’a pas changé) (et alors comme un M0308)
- ensemble avec le message contrat (lequel a changé)
- envers tout courtier impliqué, y compris le courtier ex-mandaté (ayant encore droit à des commissions).
16.0.b. Tel PRENOT renseigne sur l'une et/ou l'autre période (PER+...):
- un comptant résultant d'une nouvelle affaire:
- une PER+003 "période assurée" ;
- un comptant résultant d'un avenant:
- une PER+001 "prorata -"
- et une PER+002 "prorata +" ;
- un terme:
- une PER+003 "période assurée" ;
- un comptant en avance résultant d'une nouvelle affaire sur décompte:
- une PER+005 "avance sur décompte" ;
- un comptant en avance résultant d'un avenant sur une affaire sur décompte:
- une PER+001 "prorata -"
- et une PER+002 "prorata +" ;
- un terme en avance:
- une PER+005 "avance sur décompte" ;
- un comptant résultant d'un décompte:
- une PER+003 "période assurée"
- et une ou plusieures PER+006 "avance portée en compte" représentant la totalisation des, ou les avances individuellement portées en compte.
La totalisation (PER+002 "prorata +" moins PER+001 "prorata -") est négative: la quittance est de type ATT+B001 3 "remboursement".
La totalisation (PER+002 "prorata +" moins PER+001 "prorata -") est positive: la quittance est de type ATT+B001 2 "comptant".
Et de même pour un décompte:
La totalisation (PER+003 "période assurée" moins PER+006 "avance portée en compte") est négative: la quittance est de type ATT+B001 8 "décompte à rembourser".
La totalisation (PER+003 "période assurée" moins PER+006 "avance portée en compte") est positive: la quittance est de type ATT+B001 7 "décompte à payer".
Dans une telle PER+... la prime est détaillée/ventilée pour/dans les différents objets de risque et garanties...
(15/09/2021 ... et sous-garanties.)
16.0.c.PRENOT dans le contexte des produits Vie
(15/09/2021) Le tout ci-dessus dans le IARD. En Vie-Investissements, pour les besoins des "versements libres" et les mouvements dans les fonds, nous prévoyons encore d'autres PER+...
PER+004 "versement libre" - la période n'a pas de vraie date de début ni de fin - les deux sont celle de la date du versement - c'est à dire la date de comptabilisation de tel versement.
Pour les (sous-)garanties de la branche 21 "vie classique" il n'y a pas de détail de la ventilation de tel versement sur/dans les fonds divers - il n'y est pas question de fonds tout simplement.
Pour les (sous-)garanties de la branche 23 "vie liée aux fonds d'investissement" il y a le détail de la ventilation de tel versement sur/dans les différents fonds.
PER+007 "retrait" - cette période non plus n'a de vraie date de début ni de fin - les deux sont celle de la date du retrait - la date de comptabilisation de tel retrait.
Il y est question des (sous-)garanties de la branche 23 "vie liée aux fonds d'investissement" et il y a le détail de la ventilation de tel retrait sortant des différents fonds.
PER+008 "fonds-arbitrage" - encore un tel cas - il s'agit des (sous-)garanties et les fonds d'investissement sous-jacents - le retrait de l'un, et l'investissement dans l'autre fonds.
16.1. La définition du « bloc retour » :
Un bloc retour consiste en une unité d'échange CNTRCT et une unité d'échange PRENOT.
Les deux unités d'échange doivent être mises ensemble dans un groupe délimité par les segments XGH et XGT.
Dans le segment XGH, l'élément de donnée X925 Group type doit contenir la valeur "001" -Bloc retour-.
Au niveau des primes la partie CNTRCT contient les primes annuelles dues à l'échéance principale, la partie PRENOT contient les primes au comptant.
La présence d'au moins 1 objet de risque avec au moins 1 garantie est obligatoire.
16.2. Quittance, en encaissement par l’assureur.
Le PRENOT du bloc retour reflète le contenu de la quittance.
La quittance en soi reste en mains de l’assureur jusqu’à la réception du paiement par cet assureur, et n’est qu’à ce moment donnée en mains du preneur d’assurance.
L’assureur invite le preneur à payer le montant dû en l’envoyant un « avis de comptant » (ou « avis d’échéance terme » dans tel autre cas).
Afin de rendre la vie facile à son client, l’assureur intègre dans cet « avis de comptant » un bulletin de virement, pré rempli avec le montant payable, les données du destinataire du paiement, et la référence du paiement.
Le principe est donc que :
- l’assureur identifie le montant à payer,
- l’assureur avise et invite son preneur d’assurance à payer, (l’avis)
- le preneur paie le montant dû, (le bulletin)
- l’assureur donne une preuve de paiement au preneur d’assurance (la quittance).
- La CMP (Commission Mixte de Productivité) avait imaginé un document « triptyque » (modèle A) regroupant les trois éléments (quittance, avis et bulletin) sur une seule feuille de papier imprimée et perforée.
Chez l’assureur, un service « production » produit ce document, et le transmet à un service « encaissement ». - Ce service « encaissement » déchire ce document en deux, garde la partie « quittance » chez elle, et envoie la partie « avis plus bulletin » au preneur d’assurance.
- Ce preneur d’assurance déchire ce document reçu en deux, et va avec la partie « bulletin » à sa banque pour effectuer le paiement, et garde la partie « avis » en attente de la réception de la quittance.
- Le service « encaissement » de l’assureur réceptionne le montant sur son compte en banque, et le confirme au preneur en lui envoyant la « quittance ».
En pratique, pour des raisons de coûts, les assureurs ont commencés assez vite à utiliser sur les avis des termes de style « ... Cet avis, accompagné du document justifiant le transfert de fonds constitue la preuve du paiement sans préjudice des primes ou intérêts antérieurs qui resteraient dus. ... ».
Ainsi ils évitent de devoir encore envoyer la quittance, séparément de l’envoi de l’avis. C’est presque comme si l’avis devienne en même temps quittance...
Déjà en 1985, ce comportement a été reconnu au niveau sectoriel, et la CMP avait défini un modèle B de son « triptyque ».
Le « Recueil Blanc » (version 2.2, juin 1999) définit dans la « Recommandation 09 » en plus les modèles C et D de ce « triptyque », s’adaptant aux caractéristiques techniques des imprimantes utilisées.
Y est stipulé en plus que ce document « triptyque » ou « avis d’échéance – demande de paiement » n’est pas un document comptable, mais que les comptabilisations se font sur base du « bordereau », comme décrite dans une « Recommandation 05 ».
16.3. Quittance, en encaissement par l’intermédiaire.
Le PRENOT du bloc retour reflète le contenu de la quittance.
La quittance en soi est donnée à l’intermédiaire, qui dans une certaine limite de temps (le délai de retour des quittances) va s’occuper de l’encaissement.
La quittance retournée à l’assureur avant le délai de retour accordé à l’intermédiaire, retombe sous le régime d’encaissement par l’assureur.
La quittance non retournée à l’assureur avant le délai de retour accordé à l’intermédiaire, est supposée être encaissée par cet intermédiaire.
La quittance reste en mains de l’intermédiaire jusqu’à la réception du paiement par cet intermédiaire, et n’est qu’à ce moment donnée en mains du preneur d’assurance.
L’intermédiaire invite le preneur à payer le montant dû en l’envoyant un « avis de comptant » (ou « avis d’échéance terme » dans tel autre cas).
Afin de rendre la vie facile à son intermédiaire et à son client, l’assureur lui donne, en plus de la quittance, le « avis de comptant », et y intègre un bulletin de virement, pré rempli avec le montant payable, les données du destinataire du paiement (l’intermédiaire), et la référence du paiement.
Le principe est donc que :
- l’assureur identifie le montant à payer,
- l’assureur avise et invite son intermédiaire à encaisser, (la quittance)
- l’intermédiaire avise et invite son preneur d’assurance à payer, (l’avis)
- le preneur paie le montant dû, (le bulletin)
- l’intermédiaire donne une preuve de paiement au preneur d’assurance (la quittance).
La CMP (Commission Mixte de Productivité) avait imaginé un document « triptyque » (modèle A) regroupant les trois éléments (quittance, avis et bulletin) sur une seule feuille de papier imprimée et perforée.
- Chez l’assureur, un service « production » produit ce document, et le transmet à l’intermédiaire.
- L’intermédiaire déchire ce document en deux, garde la partie « quittance » chez lui, et envoie la partie « avis plus bulletin » au preneur d’assurance.
- Ce preneur d’assurance déchire ce document reçu en deux, et va avec la partie « bulletin » à sa banque pour effectuer le paiement, et garde la partie « avis » en attente de la réception de la quittance.
- L’intermédiaire réceptionne le montant sur son compte en banque, et le confirme au preneur en lui envoyant la « quittance ».
En pratique, pour les mêmes raisons de coûts, les intermédiaires ont suivi les assureurs et ont aussi commencés à utiliser des termes de style « ... Cet avis, accompagné du document justifiant le transfert de fonds constitue la preuve du paiement sans préjudice des primes ou intérêts antérieurs qui resteraient dus. ... ».
Ainsi eux aussi évitent de devoir encore envoyer la quittance, séparément de l’envoi de l’avis. C’est presque comme si l’avis devienne en même temps quittance...
Déjà en 1985, ce comportement a été reconnu au niveau sectoriel, et la CMP avait défini un modèle B de son « triptyque ».
Le « Recueil Blanc » (version 2.2, juin 1999) définit dans la « Recommandation 09 » en plus les modèles C et D de ce « triptyque », s’adaptant aux caractéristiques techniques des imprimantes utilisées.
Y est stipulé en plus que ce document « triptyque » ou « avis d’échéance – demande de paiement » n’est pas un document comptable, mais que les comptabilisations se font sur base du « bordereau », comme décrites dans une « Recommandation 05 ».
Dans cette même période 1985 – 1999 se sont manifestées quelques évolutions en parallèle.
16.3.1. « Avis d’échéance – Demande de paiement », version de l’intermédiaire.
L’émission d’un document à entête de l’intermédiaire rends plus visible cet intermédiaire.
Les systèmes de gestion utilisés ont permis aux intermédiaires d’utiliser leurs propres références de paiement (sur la partie bulletin).
Les systèmes de gestion utilisés ont permis aux intermédiaires d’instaurer une notion de vente à tempérament sur le plan intermédiaire – preneur d’assurance, sans que ceci impactait l’encaissement comme vu par l’assureur.
16.3.2. « Avis d’échéance – Demande de paiement » regroupés.
Les systèmes de gestion ont permis les intermédiaires de regrouper les différentes échéances dans une même période pour un même preneur d’assurance, sur un même et seul document émis par leurs propres soins.
Ceci, combiné avec la notion de vente à tempérament déjà citée, a même permis le développement d’une notion de budgétisation, l’intermédiaire y regroupant l’ensemble des dépenses annuelles du preneur d’assurance, et invitant ce preneur aux acquittements périodiques, et invitant ce preneur à l’acquittement du solde annuel.
16.4. Une quittance au comptant vis-à-vis d’une quittance terme.
Hormis les aspects comptables, les deux respectent les mêmes principes.
16.5. Finalité des informations fournies par le biais du message « Avis d’échéance – Demande de paiement ».
16.5.1. Permettre l’impression d’une version propre à l’intermédiaire, par l’intermédiaire, suivant les intentions de l’intermédiaire.
Les détails des renseignements, spécialement au niveau des multiples objets de risques, et au niveau des multiples garanties possibles sous un même contrat, doivent permettre de répondre aux obligations légales.
En principe, ces détails en objets de risque et en garanties reflètent les détails du contrat.
Si l’assureur, dans sa propre version « papier » de l’avis a préféré condenser les choses en regroupant certains objets et/ou garanties, il ne peut pas obliger l’intermédiaire à faire de même, ne lui offrant que ces mêmes détails globalisés dans sa version « informatisée » ("PRENOT").
Cette finalité est là pour les affaires en encaissement par l’intermédiaire.
16.5.2. Avoir une vue sur les flux financiers suivant multiples axes.
Le détail au niveau des objets de risque et au niveau des garanties étant le même pour les contrats et pour les « Avis d’échéance – Demande de paiement », permettra l’intermédiaire de développer les vues suivant les axes que lui désire.
Ces vues sont les éléments-clés à la base de diverses décisions que lui doit prendre dans le chef de sa profession.
Cette finalité dépasse les seules affaires en encaissement par l’intermédiaire, il faut y intégrer les affaires en encaissement par l’assureur.
Les statistiques sinistres "S sur P" (la charge des sinistres sur les revenus en primes) à partir de différents points de vue ont leur importance.
16.6. Réception et intégration d’une quittance.
Le PRENOT du bloc retour, reflète le contenu de la quittance (au comptant).
Les PRENOT générés par la gestion des échéances terme, reflètent le contenu des quittances (terme).
Sous le point « Avenant » – « Intégration bloc retour » – « Données administratives du contrat » - « Identification » est expliqué quand et comment se crée une nouvelle version d’un contrat.
C’est en dessous de telle version du contrat que se crée l’une (quittance au comptant) ou l’autre quittance (au terme).
- Identification
- Le numéro de la quittance et le numéro du contrat et le numéro de l’assureur.
- Si la quittance n’est pas trouvé dans le package, et si le contrat est retrouvé dans le package, la quittance sera créée. (Le cas normal.)
(Les cas moins normaux.)
- Si la quittance n’est pas trouvé dans le package, et si le contrat n’est pas trouvé dans le package, le courtier aura la possibilité de rechercher un contrat dans son package.
- Si le contrat n’est toujours pas retrouvé, il faut encore permettre au courtier de décider d’intégrer la quittance.
Cette situation doit être exceptionnelle et doit permettre d’intégrer un PRENOT, même s’il y a un problème de numérotation des contrats. - Si la quittance est retrouvé dans le package, le courtier aura le choix entre la mise à jour ou non de telle quittance.
- Ces situations ne se présenteront en principe pas si le courtier met à jour ses polices à l’aide des quittances provenant des compagnies.
- Données
- Voir le MIG M0304 du Telebib.
- Nous considérons que le PRENOT contient toutes les garanties.
- Les données de la compagnie remplacent les données du package, au niveau de telle quittance.
- Voir aussi le MIG M0603 « Récapitulation, totaux de contrôle fichier(s) PRENOTs ».
- Y est stipulé :
- Ce message doit faire partie du même XGH-XGT (groupe de messages) que le message PRENOT dont question.
- Un message distinct par : mode d'encaissement, unité monétaire, et code carte échange.
- Remarque :
- Mais le segment XGH devrait alors utiliser une valeur en X925 « Group type » pour expliciter que l’enveloppe est bien spécifique.
- Un candidat (non-idéal) serait la valeur 003 « Bordereau », mais est stipulé dans la définition « ...Ne pas utiliser dans des nouveaux développements (cette note date du 08.11.2001). ... ».
- Un meilleur candidat serait une (nouvelle) valeur 007 « Ensemble d’avis terme ».
- Filtre
- Pas d’application.
16.7. e-Facturation.
Zoomit :
en 2009 est démarré ce système de « e-invoicing ».
L’avis d’échéance est déposé sur une plateforme technologique, sous forme de document-pdf, et par cette voie, présenté directement au client, dans son système « home-banking ».
Le client peut (mais ne doit pas) facilement effectuer un « opt-in » et ainsi choisir de dorénavant opter pour ce système de « facturation ».
Le paiement même s’effectue par les manipulations habituelles de l’application de « home-banking » en question.
- L'assureur prend l'initiative et travaille avec ce système pour les affaires en encaissement 'assureur.
- Le courtier prend l'initiative et travaille avec ce système pour les affaires en encaissement courtier.
Le courtier doit alors générer ces documents-pdf - ce qu'il fait avec et sur base des informations struturées reçues dans les PRENOT (M0304).
Exactement comme se fait dans le monde "papier", le courtier sait recevoir en annexe au message M0304 un DOC+096 "Avis d'échéance" -document-pdf.
C'est la pratique courante pour les avis en encaissement courtier.
C'est moins courant pour les avis termes en encaissement courtier, mais pas impossible.
Jusqu'à présent, cela n'a pas été la pratique courante pour les avis en encaissement assureur (et d'ailleurs, dans le cas, non utile/nécessaire).
Portail-clients - Courtier :
Le courtier dispose d'un "portail-clients" : son BMS (Broker Management System) prévoit la fonctionalité permettant d'offrir ses clients un accès personalisé à un extranet contenant des informations et des documents propres à son dossier, éventuellement y compris une fonction permettant les paiements. Dans une telle situation, le courtier sait faire de l'e-facturation par telle voie - encore toujours sous condition et accord du client.
Ici aussi, le courtier doit alors générer ces documents-pdf - ce qu'il fait premièrement avec et sur base des informations struturées reçues dans les PRENOT (M0304).
Ici aussi, exactement comme se fait dans le monde "papier", le courtier sait recevoir en annexe au message M0304 un DOC+096 "Avis d'échéance" -document-pdf.
C'est la pratique courante pour les avis en encaissement courtier.
C'est moins courant pour les avis termes en encaissement courtier, mais pas impossible.
Jusqu'à présent, cela n'a pas été la pratique courante pour les avis en encaissement assureur (et d'ailleurs, non utile/nécessaire - si on regarde seulement cet aspect des paiements).
Ce dernier peut être utile, quand le courtier désire offrir le maximum des informations possibles à son client.
Portail-clients - Assureur :
Les courtiers s'attendent à ce que les portails-clients installés par les assureurs ne viennent pas perturber le bon fonctionnement des portails-clients installés par les courtiers. Notez que le portail-client du courtier couvre multiples assureurs et est ainsi plus générale.
Par extension, les courtiers s'attendent à ce que, pour ne pas dire exigent que, les assureurs soient très prudent quant à l'installation de portails-courtiers, dans lequels sont alors mis à disposition des choses lesquelles, du point de vue du courtier, doivent premièrement être communiquées par les messages structurés habituels et convenus - et pour lesquels dans les BMS sont prévus les fonctionalités nécessaires pour leur traitement et adéquat et aisé.
16.8. Pré-requis entre acteurs.
La question demeure : est-il souhaitable que l'assureur envoie avec les messages PRENOT les PDF qui représentent les message d'échéance tel qu'établi par l'assureur ?
- Pour les affaires en recouvrement par l'intermédiaire ?
- Pour les affaires en recouvrement par l'assureur ?
Le courtier doit donc pouvoir communiquer ses souhaits à l'assureur, par compte producteur
Les comptants : encaissement courtier ou assureur
Les échéances à terme : encaissement courtier ou assureur
- Les comptants dans tous les cas sous forme de message structuré M0304 (c'est un par-défaut et donc ne pas à communiquer – cette question ne se pose pas)
- Ce message M0304 remplace à la fois le message d'échéance et le bordereau comptant (il a été décidé dans un passé lointain de ne pas mettre en œuvre le message M0702 « bordereau de quittance »).
- Les termes dans tous les cas sous forme de message structuré M0304 (cest un par-défaut et donc ne pas à communiquer - cette question ne se pose pas)
- Ce message M0304 remplace à la fois le message d'échéance-terme individuel et le regroupement des termes (une décision a été prise dans le passé à ne pas mettre en œuvre le message M0702 « bordereau-termes »).
En résumé :
- Comptants :
- Encaissement courtier ou encaissement assureur
- Avis d'échéance (encaissement courtier) sur papier oui ou non
- Avis d'échéance (toutes) en PDF oui ou non
- Bordereau de comptant (toutes) en papier oui ou non
- Bordereau de comptant (toutes) en PDF oui ou non
- Certificats d'assurance (encaissement courtier) sur papier oui ou non
- Certificats d'assurance (encaissement courtier) en PDF oui ou non
- Echéances termes :
- Encaissement courtier ou encaissement assureur
- Avis d'échéance (encaissement courtier) sur papier oui ou non
- Avis d'échéance (tous) en format PDF oui ou non
- Bordereau termes (tous) sur papier oui ou non
- Bordereau termes (tous) au format PDF oui ou non
- Certificats d' assurance (encaissement courtier) sur papier oui ou non
- Certificats d' assurance (encaissement courtier) en PDF oui ou non
- Attestations d'assurance (encaissement assureur, après encaissement) :
- Attestation d'assurance (encaissement assureur, après encaissement) en PDF oui ou non
Pour un contrat individuel, il est possible de déroger à la règle générale qui a été choisie pour le compte producteur. Par conséquent, pour chaque police individuelle, il faut communiquer et garder trace de l'encaissement des comptants et de l'encaissement à terme.
Et enfin, remarquons que les investissements/dépôts libres ne sont pas des comptants, et ne sont pas des termes. Le mode d'encaissement de ces investissements libres est toujours directement par, ou plutôt « à » l'assureur.