De definitie van « kwijting » : Bewijs van betaling, geschreven, ondertekend door de ontvanger van de gelden, overhandigd aan de betaler.
De BBP « Bijvoegsel » en « Nieuwe zaak » beschrijven het principe van de integratie van het « antwoordrecord ». Er wordt gesteld dat er voor de gegevens van de (contante) kwijting geen proces van automatische integratie van de premies van die kwijting voorzien is, maar dat deze getoond worden en dat de makelaar deze moet valideren vooraleer zijn databank bij te werken.
16.0 PRENOT (PREmium NOTification)
16.0.a. BOAR - De verzekeraar geeft die PRENOT (PREmium NOTification) (M0304) uit:
- voor elk bericht van contante, te betalen of terug te betalen, inning verzekeraar of inning makelaar
(en dan samen met het polis-bericht, en zo is dat een "antwoord-record") ; - voor elk bericht van termijn, inning verzekeraar of inning makelaar
(samen met de andere termijnen van de maand) ; - voor elk bericht van afrekening
in de praktijk een "contante" (het is geen "termijn"):
- zonder dat dit een geheel vormt met het polis-bericht (welke niet veranderde) (en dan als een M0308)
- samen met het polis-bericht (als deze wijzigde)
- naar alle betrokken makelaars, dus ook de ex-gemandateerde makelaar (mocht die nog recht op commissie hebben).
16.0.b. BOAR Die PRENOT bevat één en/of andere periode (PER+...):
- een contante, resulterende van een nieuwe zaak:
- een PER+003 "verzekerde periode" ;
- een contante, resulterende van een bijvoegsel:
- een PER+001 "prorata -"
- en een PER+002 "prorata +" ;
- een termijn:
- een PER+003 "verzekerde periode" ;
- een contante in voorschot, resulterende van een nieuwe zaak op afrekening:
- een PER+005 "voorschot op afrekening" ;
- een contante in voorschot, resulterende van een bijvoegsel op afrekening:
- een PER+001 "prorata -"
- en een PER+002 "prorata +" ;
- een termijn in voorschot:
- een PER+005 "voorschot op afrekening" ;
- een contante, resulterende van een afrekening:
- een PER+003 "verzekerde periode"
- en één of meerdere PER+006 "voorschot verrekend" waarbij die PER+006 het totaal van, of de individuele verrekende voorschotten voorstellen.
De sommatie (PER+002 "prorata +" minus PER+001 "prorata -") is negatief: de kwijting is van het type ATT+B001 3 "teruggavekwijting".
De sommatie (PER+002 "prorata +" minus PER+001 "prorata -") is positief: de kwijting is van het type ATT+B001 2 "contant".. En zo ook voor een afrekening:
De sommatie (PER+003 "verzekerde periode" minus PER+006 "voorschot verrekend") is negatief: de kwijting is van het type ATT+B001 8 "afrekening terug te betalen".
De sommatie (PER+003 "verzekerde periode" minus PER+006 "voorschot verrekend") is positief: de kwijting is van het type ATT+B001 7 "afrekening te betalen".
In zo een PER+... wordt de premie gedetailleerd/geventileerd in/over de verschillende risico-objecten en waarborgen...
(15/09/2021 ... en sub-waarborgen.)
16.0.c.PRENOT in het geval van Leven
(15/09/2021) Dit hierboven allemaal in BOAR. In Leven-Beleggingen voor de "vrije stortingen" en de bewegingen op de fondsen, nemen we nog andere PER+... in gebruik.
PER+004 "vrije storting" - de periode heeft geen echte begin- en einddatum - we stellen beide gelijk aan de datum van de storting - wat dan de datum is van de boekhoudkundige verwerking van die storting.
Voor (sub-)waarborgen in tak 21 "klassiek leven" is er geen detaillering van de ventilatie van die storting over/in de verschillende fondsen - er is daar geen sprake van fondsen.
Voor (sub-)waarborgen in tak 23 "leven met beleggingsfondsen" is er detaillering van de ventilatie van die storting over/in de verschillende fondsen.
PER+007 "opname" - ook deze periode heeft geen echte begin- en einddatum - we stellen beide gelijk aan de datum van de opname van/uit de fondsen - wat dan de datum is van de boekhoudkundige verwerking van die opname.
Het gaat dan over (sub-)waarborgen in de tak 23 "leven met beleggingsfondsen" en het laat de detailering van de opname uit/van de verschillende fondsen toe.
PER+008 "fondsen-arbitrage" - nog zo een geval - het gaat over de (sub-)waarborgen en de onderliggende beleggingsfondsen - opname uit het ene, en belegging in het andere fonds.
16.1. De definitie van « antwoordrecord » :
Een antwoordrecord bestaat in deze uit een uitwisselingseenheid CNTRCT en een uitwisselingseenheid PRENOT.
De twee uitwisselingseenheden moeten samen in een groep geplaatst worden, die dan begrensd is ddor de segmenten XGH en XGT.
In het XGH segment moet gegevenselement X925 (Group type) de waarde "001" -Antwoordrecord- bevatten.
Qua premies bevat het onderdeel CNTRCT de jaarpremies eisbaar op de hoofdvervaldag, en bevat het onderdeel PRENOT de contante premies.
Minstens 1 risico-object met minstens 1 waarborg is verplicht aanwezig.
16.2. Kwijting in inning door de verzekeraar.
De PRENOT van het antwoordrecord geeft de inhoud van de kwijting weer.
De kwijting zelf blijft in het bezit van de verzekeraar totdat deze de betaling ontvangt, en wordt pas op dat ogenblik aan de verzekeringnemer overhandigd.
De verzekeraar nodigt de verzekeringnemer uit het verschuldigde bedrag te betalen, en stuurt hem daarvoor een "bericht van contante" (of een "termijn-vervaldagbericht" in dat andere geval).
Om het zijn klant gemakkelijk te maken integreert de verzekeraar in dat "bericht van contante" een overschrijvingsformulier dat al ingevuld is met het te betalen bedrag, de gegevens van de bestemmeling van de betaling, en de referte van de betaling.
Het principe is dus :
- de verzekeraar identificeert het te betalen bedrag,
- de verzekeraar bericht zijn verzekeringnemer en vraagt hem te betalen (het (vervaldag-)bericht),
- de verzekeringnemer betaalt het verschuldigde bedrag (het overschrijvingsformulier)
- de verzekeraar geeft de verzekeringnemer een bewijs van betaling (de kwijting).
De GCP (Gemengde Commissie Productiviteit) heeft een drieluik (model A) ontworpen dat de drie elementen (kwijting, bericht en overschrijvingsformulier) groepeert op één enkel gedrukt en geperforeerd blad papier.
- Binnen de verzekeraar maakt een dienst "productie" dat document aan, en geeft dat dan door aan een dienst "inningen".
- Die dienst "inningen" scheurt dat document in twee, bewaart het deel "kwijting", en stuurt het deel "bericht plus overschrijvingsformulier" naar de verzekeringnemer.
- De verzekeringnemer scheurt het ontvangen document in twee, en gaat met het deel "overschrijvingsformulier" naar zijn bank om de betaling te doen, en bewaart het deel "bericht" in afwachting van de ontvangst van de "kwijting".
- Binnen de verzekeraar ontvangt de dienst "inningen" de betaling op zijn bankrekening en bevestigt dit aan de verzekeringnemer door hem de "kwijting" op te sturen.
In de praktijk, omwille van de kosten, zijn de verzekeraars al vroeg clausules op de berichten gaan vermelden in de stijl van "...Dit bericht vergezeld van het overschrijvingsbewijs vormt het betalingsbewijs, onder voorbehoud van vroegere vervallen en nog onbetaalde premies of intresten. ...".
Zo vermijden verzekeraars de kwijting te moeten verzenden, apart van de verzending van het (vervaldag-)bericht. Het is bijna alsof het (vervaldag-)bericht tegelijkertijd de kwijting is...
Al in 1985 heeft men dit gedrag sectoraal erkend en heeft de GCP een model B van zijn "drieluik" ontworpen.
De « Witte Map » (versie 2.2, juni 1999) bepaalt in de « Aanbeveling 09 » ook nog de modellen C en D van dat « drieluik »; dat zijn aanpassingen aan technische kenmerken van de printers die toen in gebruik waren.
Er wordt daar ook nog gesteld dat het "drieluik" of "vervaldagbericht - betalingsaanvraag" geen boekhoudkundig document is, maar dat de boekingen gebeuren op basis van het "borderel" zoals beschreven in de « Aanbeveling 05 ».
16.3. Kwijting in inning door de makelaar.
De PRENOT van het antwoordrecord geeft de inhoud van de kwijting weer.
De kwijting zelf wordt aan de makelaar gegeven, die dan binnen een zekere periode (de terugzendingstermijn voor kwijtingen) zal trachten te innen.
De kwijting die de makelaar binnen de hem toegekende terugzendingstermijn terugstuurt naar de verzekeraar valt dan terug onder het regime van inning door de verzekeraar.
De kwijting die niet binnen de toegekende terugzendingstermijn naar de verzekeraar terug gezonden is, is geacht door de makelaar geïnd te zijn.
De kwijting blijft in het bezit van de makelaar totdat deze de betaling ontvangt, en wordt pas op dat ogenblik aan de verzekeringnemer overhandigd.
De makelaar nodigt de verzekeringnemer uit het verschuldigde bedrag te betalen, en stuurt hem daarvoor een "bericht van contante" (of een "termijn-vervaldagbericht" in dat andere geval).
Om het zijn makelaar en zijn klant gemakkelijk te maken, geeft de verzekeraar aan zijn makelaar, samen met de kwijting, een "bericht van contante" met daarbij een overschrijvingsformulier dat al ingevuld is met het te betalen bedrag, de gegevens van de bestemmeling van de betaling, en de referte van de betaling.
Het principe is dus :
- de verzekeraar identificeert het te betalen bedrag,
- de verzekeraar bericht zijn makelaar en vraagt hem te innen (de kwijting),
- de makelaar bericht zijn verzekeringnemer en vraagt hem te betalen (het (vervaldag-)bericht),
- de verzekeringnemer betaalt het verschuldigde bedrag (het overschrijvingsformulier)
- de makelaar geeft de verzekeringnemer een bewijs van betaling (de kwijting).
De GCP (Gemengde Commissie Productiviteit) heeft een drieluik (model A) ontworpen dat de drie elementen (kwijting, bericht en overschrijvingsformulier) groepeert op één enkel gedrukt en geperforeerd blad papier.
- Binnen de verzekeraar maakt een dienst "productie" dat document aan, en geeft dat dan door aan de makelaar.
- Die makelaar scheurt dat document in twee, bewaart het deel "kwijting", en stuurt het deel "bericht plus overschrijvingsformulier" naar de verzekeringnemer.
- De verzekeringnemer scheurt het ontvangen document in twee, en gaat met het deel "overschrijvingsformulier" naar zijn bank om de betaling te doen, en bewaart het deel "bericht" in afwachting van de ontvangst van de "kwijting".
- De makelaar ontvangt de betaling op zijn bankrekening en bevestigt dit aan de verzekeringnemer door hem de "kwijting" op te sturen.
In de praktijk, omwille van de kosten, zijn de makelaars de verzekeraars gevolgd en zijn ook zij al vroeg clausules op de berichten gaan vermelden in de stijl van "...Dit bericht vergezeld van het overschrijvingsbewijs vormt het betalingsbewijs, onder voorbehoud van vroegere vervallen en nog onbetaalde premies of intresten. ...".
Zo vermijden ook de makelaars de kwijting te moeten verzenden, apart van de verzending van het (vervaldag-)bericht. Het is bijna alsof het (vervaldag-)bericht tegelijkertijd de kwijting is...
Al in 1985 heeft men dit gedrag sectoraal erkend en heeft de GCP een model B van zijn "drieluik" ontworpen.
De « Witte Map » (versie 2.2, juni 1999) bepaalt in de « Aanbeveling 09 » ook nog de modellen C en D van dat « drieluik »; dat zijn aanpassingen aan technische kenmerken van de printers die toen in gebruik waren.
Er wordt daar ook nog gesteld dat het "drieluik" of "vervaldagbericht - betalingsaanvraag" geen boekhoudkundig document is, maar dat de boekingen gebeuren op basis van het "borderel" zoals beschreven in de « Aanbeveling 05 ».
In diezelfde periode 1985 – 1999 waren er nog enkele evoluties.
16.3.1. « Vervaldagbericht – Betalingsaanvraag », versie makelaar.
De uitgifte van een document met de hoofding van de makelaar maakt deze makelaar zichtbaarder.
De beheerspakketten laten de makelaar toe zijn eigen betalingsrefertes te bezigen (op de overschrijvingsformulieren).
De beheerspakketten lieten de makelaar toe gespreide betaling aan de klant aan te bieden, zonder dat dit de inning vanuit het standpunt van de verzekeraar beïnvloedde.
16.3.2. « Vervaldagbericht – Betalingsaanvraag », gegroepeerde.
De beheerspakketten laten de makelaar toe de verschillende vervallen kwijtingen binnen eenzelfde periode en voor eenzelfde verzekeringnemer, te groeperen op één enkel document dat ze zelf aanmaken en uitgeven.
Dit heeft, samen met de mogelijkheid van gespreide betaling, geleid tot een vorm van budgettisering waar de makelaar het totaal van de jaarlijkse betalingen groepeert, aan de verzekeringnemer periodieke schijven opvraagt, en hem jaarlijks éénmaal de betaling van een saldo vraagt.
16.4. Een contante kwijting versus een termijn kwijting.
Buiten de boekhoudkundige implicaties volgen beide dezelfde principes.
16.5. Doel van de informatie geleverd via het bericht « Vervaldagbericht – Betalingsaanvraag ».
16.5.1. De makelaar toelaten zijn eigen versie te ontwerpen en te printen.
Het detail van de verschafte informatie, met name dat van de verschillende risico-objecten, en dat van de verschillende mogelijke waarborgen, en dat alles onder eenzelfde contract, moet toelaten aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.
In principe weerspiegelen die details qua risico-objecten en waarborgen deze van het contract.
Indien de verzekeraar in zijn eigen "papieren" versie van het vervaldagbericht verkozen heeft de zaken te condenseren door bepaalde objecten en/of waarborgen te groeperen, dan mag hij datzelfde niet aan zijn makelaar opleggen door hem slechts diezelfde groeperingen te bieden via zijn "geïnformatiseerde" versie ("PRENOT").
Dit doel is geldig in de sfeer van de inning door de makelaar.
16.5.2. Zicht hebben op de financiële stroom vanuit verschllende standpunten.
Als de details qua risico-objecten en waarborgen dezelfde zijn voor de contracten en voor de "vervaldagberichten - betalingsaanvragen", dan kan de makelaar de zaken bekijken volgens de financiële assen die hij zelf bepaalt.
Dergelijke zichten zijn sleutelelementen ten behoeve van allerhande beslissingen die de makelaar in hoofde van zijn beroep moet kunnen nemen.
Dit doel is ruimer dan enkel de zaken in inning makelaar en men moet er de zaken in inning verzekeraar in betrekken.
Schadestatistieken "S op P" (schadelast over premie-inkomsten) vanuit allerhande standpunten zijn hier belangrijk.
16.6. Ontvangst en integratie van een kwijting.
De PRENOT van het antwoordrecord geeft de inhoud van de (contante) kwijting weer.
De PRENOT aangemaakt door het termijnvervaldagenbeheer geeft de inhoud van de (termijn-)kwijting weer.
Onder het punt « Bijvoegsel » – « Integratie antwoordrecord » – « Administratieve contractgegevens » - « Identificatie » staat uitgelegd wanneer en hoe een nieuwe versie van een contract wordt aangemaakt.
Onder dergelijke contractversie wordt deze (contante) of gene (termijn-) kwijting aangemaakt.
- Identficatie
- Het nummer van de kwijting, en van het contract, en van de verzekeraar.
- Als de kwijting niet gevonden wordt in het beheerspakket, en het contract wel, dan wordt de kwijting aangemaakt (Het normale geval).
(De minder normale gevallen.)- Als de kwijting niet wordt gevonden in het beheerspakket, en het contract ook niet, dan heeft makelaar de mogelijkheid een contract op te zoeken in zijn databank.
Wordt het contract nog steeds niet gevonden, dan nog moet de makelaar de mogelijkheid krijgen de kwijting te integreren.
Die situatie is uitzonderlijk en moet toelaten een PRENOT te integreren, zelfs in het geval waar er een probleem is met de nummering van de contracten. - Als de kwijting wordt gevonden in het beheerspakket, dan heeft de makelaar de mogelijkheid deze al of niet bij te werken.
- Als de kwijting niet wordt gevonden in het beheerspakket, en het contract ook niet, dan heeft makelaar de mogelijkheid een contract op te zoeken in zijn databank.
- Deze situaties doen zich in principe niet voor wanneer de makelaar zijn polissen bijwerkt met behulp van de kwijtingen komende van de verzekeraars
- Gegevens
- Zie de MIG M0304 in Telebib.
- We gaan er van uit dat de PRENOT alle waarborgen bevat. De gegevens van de verzekeraar vervangen deze van het beheerspakket op het niveau van die kwijting.
- Zie ook de MIG M0603 « Samenvatting, controletotalen PRENOTbestand(en) ».
- Er staat in de commentaren :
- Dit bericht moet in dezelfde XGH-XGT (groepering van berichten) zitten als het PRENOT bericht waarvan sprake.
- Een apart bericht per: inningswijze, munteenheid, en code uitwissellingskaart.
- Opmerking :
- Maar het segment XGH zou dan in de X925 "Group type" een waarde moeten bezigen die expliciet maakt dat de enveloppe specifiek is.
- Een (niet-ideale) kandidaat zou de waarde 003 « Borderel » kunnen zijn, maar de definitie daarvan zegt « ...Niet gebruiken in nieuwe ontwikkelingen (aldus genoteerd op 08.11.2001). ... ».
Beter nog zou een (nieuwe) waarde 007 « Termijnborderel » zijn.
- Filter
- Niet van toepassing.
16.7. e-Invoicing.
Zoomit :
in 2009 startte het systeem « e-invoicing ».
Het vervaldagbericht wordt geleverd aan een technisch platform, als een pdf-document, en via die weg rechtstreeks aan de klant aangeboden in zijn "homebanking" systeem.
De klant kan (maar moet niet) gemakkelijk voor een "opt-in" kiezen en zo kiezen voortaan gebruik van dit "facturatie" systeem te maken.
De betaling zelf gebeurt dan via de gewone handelingen zoals gebruikelijk binnen de "homebanking" toepassing in kwestie.
- De verzekeraar neemt het initiatief en werkt met dit systeem voor de zaken in inning verzekeraar.
- De makelaar neemt het initiatief en werkt met dit systeem voor de zaken in inning makelaar.
De makelaar moet dan die pdf-documenten aanmaken - dat doet hij met en op basis van de gestructureerde informatie ontvangen in de PRENOT (M0304).
Naar analogie met wat op papier gebeurt, kan de makelaar in bijlage aan het bericht M0304 een DOC+096 "Vervaldagbericht" pdf-document ontvangen.
Dat is de courante praktijk voor de contanten in inning makelaar.
Dat is minder courant voor de termijnen in inning makelaar, maar niet onmogelijk.
Dat is tot op heden niet de courante praktijk voor de zaken in inning verzekeraar (en hier ook niet nuttig/nodig).
Klanten-portaal - Makelaar :
De makelaar beschikt over een "klanten-portaal" : zijn BMS (Broker Management System) voorziet functionaliteit die het mogelijk maakt zijn klant gepersonaliseerde toegang te geven tot een extranet met daarin dossier-specifieke informatie en documenten, eventueel tot en met betaal-functionaliteit. In dergelijk geval kan de makelaar aan e-facturatie doen via deze weg - nog steeds mits en met instemming van de klant.
Opnieuw maakt de makelaar de te betalen documenten in eerste instantie zelf aan, met en op basis van de gestructureerde informatie ontvangen in de PRENOT (M0304).
Opnieuw, naar analogie met wat op papier gebeurt, kan de makelaar in bijlage aan het bericht M0304 een DOC+096 "Vervaldagbericht" pdf-document ontvangen.
Dat is de courante praktijk voor de contanten in inning makelaar.
Dat is minder courant voor de termijnen in inning makelaar, maar niet onmogelijk. Dat is tot op heden niet de courante praktijk voor de zaken in inning verzekeraar (en hier ook niet nuttig/nodig - als men enkel denkt aan die betaal-functionaliteit).
Dit laatste kan wel nuttig zijn, als de makelaar in dit klantenportaal maximaal veel informatie wil geven aan zijn klant.
Klanten-portaal - Verzekeraar :
Makelaars verwachten dat de eventuele klanten-portalen opgezet door verzekeraars de goede werking van de (in deze meer algemene, want betreffende meerdere verzekeraars) makelaars-klanten-portalen niet komen verstoren.
Bij uitbreiding verwachten, om niet te zeggen eisen, de makelaars dat de verzekeraars zeer voorzichtig zijn in het opzetten van makelaars-portalen, waar dan dingen in beschikbaar gesteld worden, die vanuit het standpunt van de makelaar in eerste instantie via de meer reguliere gestructureerde berichten moeten gecommuniceerd worden - en waarvoor in zijn BMS de nodige functionaliteit voorzien is om alles vlot te verwerken.
16.8. Afspraken vooraf.
De vraag blijft: is het gewenst dat de verzekeraar samen met de PRENOT berichten de pdf bezorgt die het vervaldagbericht voorstelt zoals opgemaakt door de verzekeraar?
- Voor de zaken in inning makelaar?
- Voor de zaken in inning verzekeraar?
De makelaar moet zijn wensen dus kunnen communiceren aan de verzekeraar, per producentenrekening:
- De contanten: in inning makelaar of in inning verzekeraar
- De termijnen: in inning makelaar of in inning verzekeraar
- De contanten in alle gevallen als gestructureerd bericht M0304 (dit is een default en dus niet te communiceren - deze vraag stelt zich niet)
- Dat bericht M0304 vervangt zowel het contant vervaldagbericht als het contant borderel (er is in een ver verleden beslist het bericht M0702 "kwijting-borderel" niet te implementeren).
- De termijnen in alle gevallen als gestructureerd bericht M0304 (dit is een default en dus niet te communiceren - deze vraag stelt zich niet)
- Dat bericht M0304 vervangt zowel het individuele termijn-vervaldagbericht als het groeperende termijn-borderel (er is in een ver verleden beslist het bericht M0702 "kwijting-borderel" niet te implementeren).
Nog eens samengevat:
- Contanten:
- Inning makelaar of inning verzekeraar
- Vervaldagbericht (inning makelaar) op papier ja of neen
- Vervaldagbericht (alle) als PDF ja of neen
- Contant-borderel (alle) op papier ja of neen
- Contant-borderel (alle) als PDF ja of neen
- Verzekeringscertificaten (inning makelaar) op papier ja of neen
- Verzekeringscertificaten (inning makelaar) als PDF ja of neen
- Termijnen:
- Inning makelaar of inning verzekeraar
- Vervaldagbericht (inning makelaar) op papier ja of neen
- Vervaldagbericht (alle) als PDF ja of neen
- Termijn-borderel (alle) op papier ja of neen
- Termijn-borderel (alle) als PDF ja of neen
- Verzekeringscertificaten (inning makelaar) op papier ja of neen
- Verzekeringscertificaten (inning makelaar) als PDF ja of neen
- Verzekeringscertificaten (inning verzekeraar, na inning):
- Verzekeringscertificaten (inning verzekeraar, na inning) als PDF ja of neen
Voor een individuele polis kan afgeweken worden van de algemene regel die is gekozen voor de producentenrekening. Daarom moet voor elke individuele polis gecommuniceerd en bijgehouden worden welke de inning is van de contanten en welke de inning is van de termijnen.
Als laatste laten we nog eens opmerken dat vrije stortingen geen contanten zijn, en geen termijnen zijn, De inningswijze van vrije stortingen is altijd rechtstreeks door, of beter "aan" de verzekeraar.