18 - L'extrait de compte

Début 2019 est remarqué que certains assureurs mettent (à nouveau) à disposition des courtiers ces extraits de compte, uniquement sous forme de document papier, et ceci quelque-part sur un extranet propre à l'assureur, et ceci supposant que le courtier est disponible à effectuer chaque fois des manipulations pour obtenir ces documents.

Ce sont bien des PDF, mais est-ce que cela aide vraiment le courtier?

Tout cela sachant que depuis les années 80 du siècle dernier tout a été prévu pour l'automatisation maximale de ce processus.

Il est très important que les assureurs fournissent telle automatisation. C'est un des premiers processus où un gain très important en efficacité a été réalisé. Le tout fait en plus un ensemble avec l'émission des bordereaux terme.
Il n'y est pas question de la seule automatisation de l'envoi de ces documents dans leur ensemble, mais surtout aussi de l'automatisation du traitement des lignes individuelles y présentes.
Ce ne peut pas être le cas que nous remettons ici des pas en arrière.

Les recommandations ("Recommendations") n°s 7 et 9 offrent des informations et explications supplémentaires.

• (7 - Mouvements comptables et régimes d'encaissement)
• (9 - Mouvements comptables du point de vue assureur/producteur )

18. (Réception de) L’extrait de compte

L’extrait de compte producteur est décrit dans la Recommandation 02 du Recueil Blanc.

Y est décrit le document (sur papier), et puis la version digitale de tel document.

L'intermédiaire doit savoir exprimer ce que lui désire recevoir:

• la version digitale
• le papier - ce que maintenant est un PDF
• les deux

L'assureur gère ces informations au niveau de ce compte producteur.

L'intermédiaire peut faire des choix différents pour ses multiples comptes producteur.

En ce moment n'existe pas de message structuré pour la communication de ces désidérata à l'assureur.

Sous BBP 16 "Message quittance" - point 16.8. "Pré-requis entre acteurs" des paramêtres semblables sont décrits, et là aussi manque le message structuré permettant à l'intermédiaire de le communiquer.

La Recommandation 02 stipulé :

• Le relevé de compte regroupe toutes les écritures de même devise, se rapportant à un même numéro de courtier ou d’agent, et ayant été enregistrées dans un même mois.
• Les écritures doivent être présentées sur le document en séquence croissante de la clé de tri suivante :
  
  • CODE OPERATION
  • BRANCHE (GROEP POLISTYPE en néerlandais)
  • NUMERO DE POLICE
  • JOUR DE L’OPERATION
• Ce « code opération » correspond à la « nature de l’opération » et y sont distinguées :
  
  • 1xx TERME = total des primes et total des commissions du bordereau de quittances à terme remis pour encaissement au producteur. Il s’agit donc uniquement de l’écriture globale relative à l’émission massive des quittances à terme.
  • 2xx COMPTANT = primes à encaisser et commissions y relatives suite à la réalisation de nouveaux contrats, à la modification de contrats en cours ou à des remises à l’encaissement du producteur de quittances émises à l’encaissement compagnie (terme ou comptant).
  • 3xx REMBOURSEMENT DE PRIMES : et commissions y relatives.
  • 4xx ANNULATION : de primes et commissions relatives à des quittances à terme, au comptant ou de remboursement.
  • 5xx RENVOI DE QUITTANCE : par le producteur à la compagnie pour recouvrement par ses soins.
  • 6xx COMMISSIONS :
  • sur encaissement par la compagnie
  • autres sans imputation simultanée d’une prime (ex. : rappel, rectification).
  • 7xx SINISTRES ET LIQUIDATION VIE : indemnités payées ou franchises récupérées par le producteur.
  • 8xx DIVERS : opérations diverses autres que primes et commissions (ex. : timbres fiscaux, frais de gestion).
  • 9xx OPERATIONS FINANCIERES : enregistrement des paiements effectués par :
    
    • des assurés (à la compagnie au lieu du producteur)
    • les producteurs (ex. : solde du compte)
    • la compagnie (ex. : solde du compte).
• N.B. : les 2 positions libres du code opération peuvent être utilisées par les compagnies pour détailler davantage les opérations.
  Par exemple :
  
  • 901 : Opération C.C.P. ;
  • 902 : Opération Caisse ;
  • 910 : Précompte, etc...
• N.B. Libellé - Libellé explicitant la nature de l’opération. Un tel libellé est indispensable pour les opérations “Divers” et souhaité pour les autres.
• L’ensemble de ces écritures est précédé par une toute première ligne de « REPORT », en tête de la première page, et indiquant le report de l’ancien solde en débit ou crédit, c'est-à-dire le résultat final de l’extrait de compte précédent.
• L’ensemble des écritures est suivi d’un total sous forme d’un solde débit ou crédit. C’est ce montant que sera repris dans le report ouvrant l’extrait de compte suivant.

Dans l’extrait de compte, l’assureur reprends les opérations comptables, comme présentes dans son propre système comptable, dans le compte courant de son intermédiaire. L’intermédiaire doit à l’assureur les montants des primes encaissées par l’intermédiaire, et l’assureur doit à l’intermédiaire les commissions sur les primes réalisées via tel intermédiaire. Ces primes viennent donc typiquement en débit du compte courant producteur, et ces commissions viennent donc typiquement en crédit de ce compte courant producteur.

La contrepartie de ce compte courant producteur dans le système comptable de l’assureur, est, dans le système comptable de l’intermédiaire, le compte courant assureur. (Ou mieux encore, le « compte courant agence y chez assureur x ».) A nouveau, l’intermédiaire doit à l’assureur les montants des primes encaissées par l’intermédiaire, et l’assureur doit à l’intermédiaire les commissions sur les primes réalisées via tel intermédiaire. Ces primes viennent donc typiquement en crédit du compte courant assureur, et ces commissions viennent donc typiquement en débit de ce compte courant assureur.

18.1. L’extrait de compte et le suivi du compte courant.

Jusqu’ici le texte a décri l’extrait de compte comme instrument permettant l’alignement des comptes courants respectifs, dans les systèmes comptables opposés.

18.2. L’extrait de compte et le suivi des commissions perçues.

La Recommandation 02 du Recueil Blanc dit en plus que pour chaque écriture, les montants dans les colonnes débit et crédit doivent être précédés d’une indication « C » si commission.

Ceci n’est pas nécessaire si l’on regarde l’extrait de compte comme un simple instrument permettant le suivi du compte courant.

Mais en réalité l’extrait de compte est en même temps utilisé pour le suivi des commissions réalisées, c’est à dire le chiffre d’affaires réalisé dans le chef de l’intermédiaire.

(Dans le chef de l’assureur, le « chiffre d’affaires » est bien le total des primes encaissées, et les commissions y sont un élément des couts variables, la rémunération des intermédiaires y impliqués.)

Les montants « C » en crédit correspondent aux commissions attribuées, et les « C » en débit correspondent aux commissions retirées.

L’ensemble des écritures est déjà suivi d’un total sous forme d’un solde débit ou crédit. C’est ce montant que sera repris dans le report ouvrant l’extrait de compte suivant. Cela est bien le « solde de l’extrait de compte ».

L’ensemble des écritures est maintenant en plus suivi d’un total, des montants « C » en crédit moins les montants « C » en débit, et ce total est appelé « Commissions du mois ».

Le premier extrait de compte d’une année comptable commence avec un autre montant « Commissions de l’année » égale à ce montant « Commissions du mois ». Les suivants extraits de compte donnent chaque fois les « Commissions du mois » et les « Commissions de l’année ».

Ces « Commissions de l’année » reflètent l’évolution du compte de résultat « Commissions de l’assureur x » en sein de la comptabilité de l’intermédiaire. (Eventuellement relire le point 17.)

18.3. Réception et intégration d’un extrait de compte.

Sur base de l’échange des messages de type CURRAC (code objet-action 0701).

18.3.1. Identification

Le numéro de l’assureur + le numéro du compte producteur + la date d’émission du document + la date de clôture de l’extrait de compte.

En plus, peuvent être vérifiés les soldes débit/crédit précédents.

18.3.2. Données

Voir le MIG M0701 du Telebib.
Le CURRAC contient obligatoirement les données :

• identifiant de l’assureur ;
• identifiant du compte producteur ;
• date d’émission du document ;
• date de clôture de l’extrait de compte ;
• solde débiteur précédent ;
• solde créditeur précédent ;
• solde débiteur ;
• solde créditeur ;
• total commission du mois ;
• total commission de l’année.

Ce CURRAC contient des « lignes comptables » reflétant les neuf « natures des opérations » distinctes.

• LIN+xxx comptabilisation du ...
• 001 ... du bordereau terme encaissement courtier
  Débit = Prime / Crédit = Commission
• 002 ... du bordereau comptant encaissement courtier
  Débit = Prime / Crédit = Commission
• 003 ... du remboursement de primes via décaissement courtier
  Débit = Commission / Crédit = Prime
• 004 ... de l’annulation d’une quittance en encaissement courtier
  Débit = Commission / Crédit = Prime
• 004 ... de l’annulation d’un remboursement de primes via décaissement courtier
  Débit = Prime / Crédit = Commission
  (et le GIS+B325+1 indique cette inversion)
• 005 ... du renvoi d’une quittance en encaissement courtier, pour encaissement par l’assureur
  Débit = Commission / Crédit = Prime
• 005 ... du renvoi d’un remboursement de primes via décaissement courtier, pour décaissement par l’assureur
  Débit = Prime / Crédit = Commission
  (et le GIS+B325+1 indique cette inversion)
• 006 ... de commission attribuée suite à un encaissement réalisé par l’assureur
  Débit = (néant) / Crédit = Commission
• 006 ... de commission retirée suite à un décaissement effectué par l’assureur
  Débit = Commission / Crédit = (néant)
  (et le GIS+B325+1 indique cette inversion)
• 006 ... de commission attribuée ou retirée sans mouvement prime simultané
  - Attribuée : Débit = (néant) / Crédit = Commission
  - Retirée : Débit = Commission / Crédit = (néant)
    (et le GIS+B325+1 indique cette inversion)
• 007 ... (sinistre) indemnité payée par le courtier
  Débit = (néant) / Crédit = montant de l’indemnité
• 007 ... (branche vie) liquidation payée par le courtier
  Débit = (néant) / Crédit = montant de la liquidation
• 007 ... (sinistre) franchise récupérée par le courtier
  Débit = montant de la franchise / Crédit = (néant)
• 008 ... de divers, autre que primes et/ou commissions
• 009 ... d’une opération financière, le courtier paye le solde de son compte
  Débit = (néant) / Crédit = Paiement par le courtier
• 009 ... d’une opération financière, l’assureur paye le solde de son compte
  Débit = Paiement par l’assureur / Crédit = (néant)
• 009 ... d’une opération financière, le preneur a payé l’assureur et non le courtier encaissant, l’assureur corrige en payant le courtier
  Débit = Paiement par l’assureur / Crédit = (néant)
  (et le courtier devra chez lui, transférer du compte courant assureur vers compte courant preneur...)

Il est important de bien tracer les commissions, pour être capable de tenir le suivi du cumul de ces commissions.

Remarque pour les LIN 001, 002, 003, 004, 005 et 006 :

• Exceptionnellement, un avenant peut générer une quittance de comptant ou de remboursement avec un résultat inversé en commissionnement; un comptant avec une reprise de commission, ou un remboursement avec un acquis de commission. Dans ces cas, le débit ou crédit contenant la commission a une valeur négative. La recommandation Telebib "Mouvements comptables et régimes d'encaissement" l'explique plus en détail.

Remarque sur cette remarque, à sujet du 006 :

• On peut raisonner que la remarque n’est pas valable pour le 006, n’y étant question que du montant commission, les zones débit/crédit étant donc disponibles tous les deux, dans tous les cas.
• On peut raisonner que la remarque reste valable pour le 006, puisqu’ainsi on raisonne de manière uniforme dans tous les cas, ce qui peut être plus facile à implémenter en informatique...
• On vous laisse le libre choix, mais nous vous advisons le 2ième, le "uniforme".

18.3.3. Filtre

• Pas d’application.

18.4. Identification du compte dont renseigne tel extrait de compte.

Un courtier a de 1 à n comptes producteur chez un même assureur.

Il y des années, au tout début de l’informatisation, on partait de l’idée qu’un courtier avait un (seulement un) compte producteur chez l’un ou l’autre assureur.

Ce courtier a un identifiant (une adresse) Portima.
Cet assureur a un identifiant (une adresse) Portima.

Ce courtier a un identifiant (une adresse) GBO-Services.
Cet assureur a un identifiant (une adresse) GBO-Services.
Cet identifiant chez GBO-Services était aussi appelé « code carte échanges ».

Tout était clair et tout fonctionnait.

Mais dés que le courtier avait, chez un même assureur, deux ou plus de comptes producteur, tout était brouillé et rien ne fonctionnait encore.
Pour y remédier on avait instauré une règle : « Le courtier qui a chez un même assureur n comptes producteur, a besoin de n « codes carte échanges », et ces codes sont à fournir par GBO-Services. ».
(Plus tard on a changé ce « …sont à fournir par GBO-Services » en « …sont à fournir par Portima ».)

Effet secondaire est alors que, quand un courtier reprends le portefeuille d’un autre courtier, et que les comptes producteur subsistent, que ces « codes carte échanges » doivent suivre, doivent être transférés du courtier original vers le courtier les reprenant.
Et idem pour l’identifiant Portima.

Quand un courtier reprends les activités d’un autre courtier il se peut que la connexion Portima de cet autre courtier :

• Soit reprise par le nouveau courtier, et donc non « abandonnée définitivement »,
• Soit abandonnée et intégrée dans la connexion Portima du nouveau courtier.

Il faut comprendre que :

• c’est au courtier de connaitre ce nombre maximum de comptes producteur chez un même assureur ( et de le rajuster quand il reprends un portefeuille) ;
• de se procurer d’un même nombre de « codes carte échanges » ;
• d’attribuer un premier « code carte échanges » à chaque premier compte producteur chez un même assurer ;
• d’attribuer un deuxième « code carte échanges » à chaque deuxième compte producteur chez tel même assureur (s’il y en a effectivement un deuxième chez tel même assureur) ;
• d’attribuer un troisième… ; et ainsi de suite… jusque tout compte producteur soit couvert par un « code carte échanges ».
• C’est au courtier de connaitre son identifiant Portima, et de le communiquer à son/ses assureurs, pour l’ensemble des ses comptes producteur chez tel assureur,
  
  • et le plus sain est de le communiquer par compte producteur individuellement, ou du moins de le spécifier/expliciter par compte producteur chez tel même assureur.
• Peut-être que certains courtiers ont multiples sièges d’exploitation, avec chacun un identifiant Portima,
  
  • et j’espère qu’alors ces sièges ont chacun des comptes producteur spécifiques/propres chez un même assureur 
  • Ceci fait que je récris maintenant la règle « Le courtier qui a chez un même assureur n comptes producteur a besoin de n « codes carte échanges », et ces codes sont à fournir par Portima. »
    en « Le courtier qui, pour son même identifiant Portima a chez un même assureur n comptes producteur, a besoin de n « codes carte échanges », et ces codes sont à fournir par Portima. »
• Ces codes sont donc maintenant fournis par Portima – l’ayant obtenu il faut donc aussi en informer GBO-Services…

Le mieux est de se créer un tableau (reprenant par ligne un compte producteur) et de communiquer les bonnes parties aux bons assureurs, et à GBO-Services si le courtier utilise GBO-Services :

Remarque (*) Soit via Portima : soit via connexion directe chez GBO-Services

En principe ces informations sont présentes dans le package de gestion, dans les « fiches compte producteur ».