18 - Rekeninguittreksel

Begin 2019 stelt men vast dat er verzekeraars zijn die (opnieuw) dergelijke rekeninguittreksels enkel en alleen als papier-document ter beschikking stellen, en dan ook nog eens ergens op een verzekeraar-specifiek extranet, en dan ook nog eens veronderstellende dat de makelaar bereid is telkens weer specifieke manipulaties uit te voeren om deze documenten te bekomen.

Het is dan wel een PDF, maar wat schiet de makelaar daar mee op?

Dit alles terwijl al in de loop van de jaren 80 van de vorige eeuw al het nodige voorzien is om dit proces maximaal te automatiseren.

Het is van het grootste belang dat de verzekeraars die automatisatie voorzien. Dit is één van de eerste processen waar zeer grote winst qua efficiëntie gerealiseerd is. Dit gaat dan ook nog eens samen met de uitgifte van de termijnborderellen.
Het gaat niet enkel over de automatisatie van de zending van die documenten in hun geheel, maar vooral ook van de automatisatie van de individuele lijnen die op deze documenten voorkomen.
Het mag niet zijn dat we hier terug stappen achteruit zetten.

De aanbevelingen ("Recommendations") nummers 7 en 9 geven nog extra informatie en duiding.

• (7 - Boekhoudkundige bewegingen en inningswijzen)
• (9 - Boekhoudkundige bewegingen voor verzekeraar/producent

18. (Ontvangst) Rekeninguittreksel

Het rekeninguittreksel producent staat beschreven in de Aanbeveling 02 van de Witte Map.

Deze beschrijft het document (op papier), en vervolgens de digitale versie van dat document.

De tussenpersoon moet zich kunnen uitspreken over wat hij wenst te ontvangen :

• de digitale versie
• de versie op papier - wat dan vandaag een PDF is
• beide

De verzekeraar beheert deze informatie op het niveau van die producentenrekening. De tussenpersoon kan voor zijn verschillende producentenrekeningen verschillende keuzes maken. Op dit ogenblik bestaat er geen gestructureerd bericht om het gewenste te communiceren aan de verzekeraar.

Onder BBP 16 "Bericht kwijting" - punt 16.8. "Afspraken vooraf" worden gelijkaardige parameters beschreven, en ook daarvoor ontbreekt het gestructureerde bericht waarmee de tussenpersoon dit moet kunnen communiceren.

De Aanbeveling 02 zegt :

• Het rekeninguittreksel groepeert alle boekingen in eenzelfde munt, behorende tot eenzelfde makelaars- of agentschapsnummer, en geregistreerd in dezelfde maand.
• De boekingen moeten in het document voorkomen in oplopende volgorde op basis van de volgende sorteersleutels :
  
  • OPERATIE CODE
  • GROEP POLISTYPE (BRANCHE in het frans)
  • POLIS NUMMER
  • OPERATIE DAG
• Die « operatie code » komt overeen met de « aard van de operatie » en men maakt er het onderscheid :
  
  • 1xx TERMIJN = het totaal van de premies en van de commissies van het borderel van termijnkwijtingen in inning makelaar. Het gaat dus enkel over de globale boeking van de gegroepeerde uitgifte van de termijinkwijtingen.
  • 2xx CONTANT = te innen premies en verbonden commissies, ten gevolge nieuwe zaak, na wijzigingen aan contracten in voege, of wijzigingen qua inning van verzekeraar naar makelaar (na oorspronkelijke uitgifte in inning verzekeraar) (termijn of contante).
  • 3xx TERUGBETALING PREMIES : en de samenhangende commissies.
  • 4xx ANNULERING : de premies en commissies van termijn-, contante of terugbetalingskwijtingen.
  • 5xx TERUGZENDING KWIJTING : door de makelaar aan de verzekeraar voor inning door de verzekeraar.
  • 6xx COMMISSIES :
    
    • op inningen door de verzekeraar
    • andere zonder samenhangende boeking van een premie (vb. : rappel, rechtzetting).
  • 7xx SCHADES EN LIQUIDATIES LEVEN : vergoedingen betaald door, of vrijstellingen gerecupereerd door de makelaar.
  • 8xx DIVERSEN : diverse andere boekingen dan deze van premies en commissies (vb. : fiscale zegels, beheerskosten).
  • 9xx FINANCIËLE OPERATIES : boekingen van betalingen door :
    
    • verzekeringnemers (aan de verzekeraar in plaats van aan de makelaar)
    • makelaars (vb. : saldo rekening)
    • verzekeraars (vb. : saldo rekening).
• N.B. : de 2 vrije posities van de operatiecode mogen de verzekeraars gebruiken om de operaties nog meer te detailleren.
  Bijvoorbeeld :
  
  • 901 : Operatie via Postcheque ;
  • 902 : Operatie via kassa ;
  • 910 : Voorafhouding, enz...
• N.B. Omschrijving - Omschrijving die de aard van de beweging verduidelijkt.
  Dergelijke omschrijving is absoluut nodig voor de "Diverse" operaties, en wenselijk voor de andere bewegingen.
• Het geheel van de bewegingen wordt vooraf gegaan door een eerste lijn van "overdracht", in de hoofding van de eerste pagina, en geeft de overname weer van het vorige saldo in debet of in credit, zijnde het eindresultaat van het vorige uittreksel.
• Het geheel van de bewegingen wordt gevolgd door een totaal saldo, in debet of in credit. Dat is het bedrag dat in het eerstvolgende uittreksel als overdracht in de hoofding zal verschijnen.

In het rekeninguittreksel producent geeft de verzekeraar de boekhoudkundige verrichtingen weer van de lopende rekening van zijn tussenpersoon zoals deze aanwezig zijn in zijn boekhouding. De makelaar is de premiebedragen die hij int verschuldigd aan de verzekeraar, en de verzekeraar is de makelaar de commissies verschuldigd op de premies gerealiseerd via die makelaar. Die premies komen in het debet van de lopende rekening producent, en de commissies in het credit van die rekening.

De tegenhanger van die lopende rekening producent in de boekhouding van de verzekeraar is, in de boekhouding van de makelaar, de lopende rekening verzekeraar. (Of juister de "lopende rekening producentnummer x bij verzekeraar y".) Opnieuw is de makelaar aan de verzekeraar de door hemzelf geïnde premiebedragen verschuldigd, en is de verzekeraar de makelaar de commissies verschuldigd op de premies gerealiseerd via die makelaar. Die premies komen hier dan in het credit van de lopende rekening verzekeraar, en de commissies in het debit van die lopende rekening verzekeraar.

18.1. Het rekeninguittreksel en de opvolging van de lopende rekening.

Tot hier toe beschreef de tekst het rekeninguittreksel als (controle-) instrument dat het mogelijk maakt de respectievelijke lopende rekeningen, in de wederzijdse boekhoudingen, met elkaar in lijn te houden.

18.2. Het rekeninguittreksel en de opvolging van de verkregen commissies.

Aanbeveling 02 van de Witte Map stelt dat voor iedere beweging de bedragen in de kolommen debet en credit moeten volgen na een indicatie "C" indien commissie.

Dit is niet nodig als men het rekeninguittreksel enkel bekijkt als een (eenvoudig) instrument dat de opvolging van de lopende rekening toelaat.

Maar de realiteit is dat het rekeninguittreksel tegelijkertijd gebruikt wordt voor de opvolging van de gerealisaarde commissies, dat wil zeggen voor de opvolging van het zakencijfer in hoofde van de makelaar.

(In hoofde van de verzekeraar is het "zakencijfer" wel degelijk het totaal van de geïnde premies, en daar maken de commissies er een onderdeel van uit, een element van de variabele kosten, de remuneratie van de betrokken tussenpersonen.)

De bedragen « C » in het credit zijn de toegekende commissies, en de bedragen « C » in het debet zijn de terug genomen commissies.

Het geheel van de bewegingen wordt al gevolgd door een totaal saldo in debet of in credit. Dat is het bedrag dat in de overdracht die het eerstvolgende rekeninguittreksel opent zal verschijnen. Dat is het « saldo van het rekeninguittreksel ».

Het geheel van de bewegingen wordt nu ook nog eens gevolgd door een ander bedrag, zijnde het totaal van de bedragen "C" in het credit min de bedragen "C" in het debet, en dat totaal is het bedrag « Commissies van de maand ».

Het eerste rekeninguittreksel van het boekhoudkundig jaar begint met nog een bijkomend bedrag « Commissies van het jaar » gelijk aan dat bedrag « Commissies van de maand ». De volgende rekeninguittreksels geven dan telkens de « Commissies van de maand » en de totale « Commissies van het jaar ».

Die « Commissies van het jaar » geven de evolutie weer van de resultatenrekening « Commissies van verzekeraar x » in de boekhouding van de tussenpersoon. (Lees er eventueel punt 17 nog eens op na.)

18.3. Ontvangst en integratie van een rekeninguittreksel.

Op basis van het uitgewisselde bericht type CURRAC (objet-actie code 0701).

18.3.1. Identificatie

Nummer verzekeraar + nummer producentenrekening + datum uitgifte document + datum afsluiting rekeninguittreksel.

Bijkomend kunnen de vorige debet/credit saldi gecontroleerd worden.

18.3.2. Gegevens

Zie de MIG M0701 in Telebib.
De CURRAC bevat de volgende verplichte gegevens :

• identificatie verzekeraar ;
• identificatie producentenrekening ;
• datum uitgifte document ;
• datum afsluiting rekeninguittreksel ;
• vorig debet saldo ;
• vorig credit saldo ;
• debet saldo ;
• credit saldo ;
• totaal commissies van de maand ;
• totaal commissies van het jaar.

De CURRAC bevat « boekhoudkundige lijnen » volgens negen verschillende types « aard van beweging ».

• LIN+xxx boeking van ...
• 001 ... een termijnborderel inning makelaar
  Debet = Premie / Credit = Commissie
• 002 ... een contant borderel inning makelaar
  Debet = Premie / Credit = Commissie
• 003 ... een terugbetaling van premie via en door de makelaar
  Debet = Commissie / Credit = Premie
• 004 ... een annulering van een kwijting inning makelaar
  Debet = Commissie / Credit = Premie
• 004 ... een annulering van een terugbetaling van premie via en door de makelaar
  Debet = Premie / Credit = Commissie
  (en de GIS+B325+1 geeft die omkering weer)
• 005 ... een terugzending van een kwijting inning makelaar, voor inning door de verzekeraar
  Debet = Commissie / Credit = Premie
• 005 ... een terugzending van een terugbetaling van premie via en door de makelaar, voor uitbetaling door de verzekeraar
  Debet = Premie / Credit = Commissie
  (en de GIS+B325+1 geeft die omkering weer)
• 006 ... commissie toegekend na inning premie door de verzekeraar
  Debet = (nihil) / Credit = Commissie
• 006 ... commissie terug genomen na terugbetaling premie door de verzekeraar
  Debet = Commissie / Credit = (nihil)
  (en de GIS+B325+1 geeft die omkering weer)
• 006 ... commissie toegekend of terug genomen los van een premie-beweging
• Toegekend : Debet = (nihil) / Credit = Commissie
• Terug genomen : Debet = Commissie / Credit = (nihil)
  (en de GIS+B325+1 geeft die omkering weer)
• 007 ... (schade) vergoeding uitbetaald door de makelaar
  Debet = (nihil) / Credit = bedrag vergoeding
• 007 ... (tak leven) liquidatie uitbetaald door de makelaar
  Debet = (nihil) / Credit = bedrag liquidatie
• 007 ... (schade) vrijstelling geïnd door de makelaar
  Debet = bedrag vrijstelling / Credit = (nihil)
• 008 ... diversen, andere dan premies en/of commissies
• 009 ... financiële verrichting, de makelaar betaalt het saldo van zijn rekening
  Debet = (nihil) / Credit = betaling makelaar
• 009 ... financiële verrichting, de verzekeraar betaalt het saldo van zijn rekening
  Debet = betaling verzekeraar / Credit = (nihil)
• 009 ... financiële verrichting, verzekeringnemer betaalt verzekeraar en niet aan innende makelaar, verzekeraar corrigeert en betaalt aan de makelaar
  Debet = betaling verzekeraar / Credit = (nihil)
  (en de makelaar zal dan in zijn boekhouding moeten transfereren van lopende rekening verzekeraar naar lopende rekening verzekeringnemer...)

Het is van belang de individuele commissies goed te blijven opvolgen, om zo de gecumuleerde commissies te kunnen blijven controleren.

Opmerking voor de LIN 001, 002, 003, 004, 005 et 006 :

• Af en toe kan een bijvoegsel resulteren in een contante kwijting of zelfs een terugbetalingskwijting met een commissie met omgekeerd effect; een contante met een terugname van commissie, een teruggave met een toekenning van commissie. In die gevallen heeft het debet of het credit dat de commissie bevat een negatieve waarde. De Telebib aanbeveling "Boekhoudkundige bewegingen en inningswijzen" legt dit meer in detail uit.

Opmerking bovenop die opmerking, aangaande de 006 :

• Men kan redeneren in de zin dat die opmerking niet geldig is voor de 006, omdat daar enkel het bedrag commissie speelt en de zones debet/credit dus beide, in alle gevallen, beschikbaar zijn.
• Men kan redeneren in de zin dat die opmerking wel geldig is voor de 006, omdat men dan in alle gevallen uniform redeneert, wat qua informatica makkelijker te implementeren kan zijn...
• We laten de lezer de keuze, maar adviseren het 2de, het "uniforme".
   

18.3.3. Filter

Niet van toepassing.

18.4. Identificatie van de rekening waarover dat rekeninguittreksel gaat.

Een makelaar heeft 1 tot n producentenrekeningen bij eenzelfde verzekeraar.

Jaren geleden, bij het allereerste begin van hun informatisering, vertrok men van het idee dat een makelaar één (slechts één) producentenrekening had bij één of andere verzekeraar.

Die makelaar heeft een identificatie (een adres) bij Portima.
Die verzekeraar heeft een identificatie (een adres) bij Portima.

Die makelaar heeft een identificatie (een adres) bij GBO-Services.
Die verzekeraar heeft een identificatie (een adres) bij GBO-Services.
Die identificatie bij GBO-Services benoemde men ook als de « code uitwisselingskaart ».

Alles was helder en alles werkte.

Maar van zodra de makelaar bij eenzelfde verzekeraar twee of meer producentenrekeningen had, liep alles in het honderd en werkte niets meer. Om dit op te lossen stelde men een regel in : « De makelaar die bij eenzelfde verzekeraar n producentenrekeningen heeft, heeft n "codes uitwisselingskaart" nodig, en deze codes worden geleverd door GBO-Cloud. ».
(Later wijzigde men de « …worden geleverd door GBO-Services » in « …worden geleverd door Portima ».)

Een bijkomend effect is dan dat, als een makelaar de portefeuille van een andere makelaar overneemt, en als de producentenrekeningen behouden blijven, dat de "codes uitwisselingskaart" moeten volgen, moeten overgedragen worden van de oorspronkelijke makelaar aan de overnemende makelaar. En idem voor de identificatie bij Portima.

Als een makelaar de activiteiten van een andere makelaar overneemt kan het zijn dat de connectie bij Portima van die andere makelaar :

• Wordt overgenomen door de nieuwe makelaar en dus niet "definitief wordt afgesloten",
• Wordt afgesloten en geïntegreerd in de connectie bij Portima van de nieuwe makelaar.

Men moet inzien dat :

• het is aan de makelaar om dat maximaal aantal producentenrekeningen bij eenzelfde verzekeraar te kennen (en dat aan te passen als hij een portefeuille overneemt) ;
• om zich van eenzelfde aantal "codes uitwisselingskaart" te voorzien ;
• om een eerste "code uitwisselingskaart" te koppelen aan elke eerste producentenrekening bij eenzelfde verzekeraar ;
• om een tweede "code uitwisselingskaart" te koppelen aan elke tweede producentenrekening bij diezelfde verzekeraar (als er inderdaad een tweede is bij diezelfde verzekeraar) ;
• om een derde… ;en zo verder… tot elke producentenrekening voorzien is van een "code uitwisselingskaart".
• het is aan de makelaar zijn identificatie bij Portima te kennen, en deze te communiceren aan zijn verzekeraars, voor het geheel van zijn producentenrekeningen bij die zelfde verzekeraar,
  
  • en het is best dit te communiceren per individuele producentenrekening, of toch minstens dit te expliciteren/detailleren per producentenrekening bij diezelfde verzekeraar.
• Sommige makelaars hebbben meerdere exploitatiezetels, met elk een eigen identificatie bij Portima,
  
  • en ik hoop dat die zetels dan elk hun eigen/specifieke producentenrekeningen hebben bij eenzelfde verzekeraar.
  • Dit maakt dat ik de regel wijzig van « De makelaar die bij eenzelfde verzekeraar n producentenrekeningen heeft, heeft n "codes uitwisselingskaart" nodig, en deze codes worden geleverd door Portima. » in « De makelaar die, voor zijn zelfde identficatie bij Portima, bij eenzelfde verzekeraar n producentenrekeningen heeft, heeft n "codes uitwisselingskaart" nodig, en deze codes worden geleverd door Portima. »
• Deze codes worden nu geleverd door Portima - als men er nieuwe bekomt moet men dan ook GBO-Cloud inlichten…

Het is best een tabel op te stellen (met per lijn een producentenrekening) en de gepaste lijnen aan de juiste verzekeraars te communiceren, en aan GBO-Services indien men van hun diensten gebruik maakt :

Opmerking (*) Ofwel via Portima : ofwel via rechtstreekse connectie met GBO-Services

In principe is al deze informatie aanwezig in het beheer-systeem/package, in de « fiches producentenrekening ».