37. Echange en masse des données de contact clients

Contexte

Début d'année 2023, les courtiers et les entreprises d’assurances ont convenu de pouvoir s'échanger les données clients (adresses mails et GSM) dans le respect bien entendu du RGPD et du choix du client.

C'est dans ce contexte que ces acteurs ont convenu de pouvoir aussi s'échanger ces données de contact client en masse: une première fois et ensuite ponctuellement lors, par exemple, d'une reprise de portefeuille.

Par client, on entend les preneurs et copreneurs.

Afin de faciliter le repérage des différences et similitudes entre l'échange individuel des données de contact clients et l'échange en masse, ci-dessous, également un rappel du processus d'échange individuel basé sur la procédure # 9 (Demande modification adresse preneur.

RGPD : Points d'attention

Nous ne pouvons qu'inviter les acteurs à la plus grande prudence lors de l'échange de données à caractère personnel telles que les adresses e-mail et les numéro de GSM et plus particulièrement lors de l'échange de masse.

Nous rappelons que selon le réglement européen, la collecte de données personnelles "à grande échelle" constitue un des critères susceptibles d'obliger le responsable du traitement à mener une analyse d'impact à la protection des données (DPIA).

Nous rappelons également aux acteurs quelques principes fondamentaux du RGPD :

• • La lécéité
    La collecte des données à caractères personnel doit avoir un fondement licite, loyal et transparent (base légale, contrat, consentement...)
  • La finalité du traitement
    Le traitement peut exister légalement mais encore faut-il qu’il ait un objectif précis et déterminé. C’est le principe de finalité. Les données collectées doivent avoir un but spécifique.
  • La minimisation des données
    Seules les informations pertinentes pour l'objectif visé doivent être collectées.
  • La limitation de la conservation
    Les données ne doivent être conservées que le temps nécessaire pour réaliser l'objectif. Après cela, elles doivent être effacées ou anonymisées

1. Echange individuel des données de contact client

L'échange peut être à l'initiative de la compagnie ou de l'intermédiaire.

D'autres données que les données de contact client peuvent s'échanger en même temps en utilisant les indicateurs (GIS/Processing indicator) prévus dans les messages.

Aucune réponse n'est attendue de la part du destinataire.

1.1 A l'initiative de l'intermédiaire :

• M0410 (Modification des renseignements du client origine producteur) :
  • GIS+A1ZP/ChangeContactInformationProcesscode (Changez données de communication) = 1 (Oui)
  • RFF+001/PolicyReference (Numéro de police)
  • Identification du PTY+006/PartyInsurer (Assureur)
  • Identification du PTY+002/PartyIntemediary (Intermédiaire)
  • PTY+003 (Preneur) et ou PTY+017 (Copreneur)
  • NME+001/OfficialName (Nom officiel)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adresse)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Numéro d'entreprise)
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Personne physique ou morale)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Langue de communication)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (E-mail de facturation)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

1.2 A l'initiative de la compagnie :

• M0124 (MPB origine assureur) :
  • GIS+EW05 (Nature du document) = 4 (Modification)
  • GIS+EW00 (Type de modification) = 19 (Voir code message production CMPA ou -B)
  • GIS+5741 (Type de communication) = 2 (Modifications uniquement)
  • ACT+001 (Acte de gestion)
    
    • ATT+CMPB = 80 (ENVOI : données de contact client)
  • Identification du PTY+006/PartyInsurer (Assureur)
  • Identification du PTY+002/PartyIntemediary (Intermédiaire)
  • PTY+003 (Preneur) et/ou PTY+017 (Copreneur)
  • NME+001/OfficialName (Nom officiel)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adresse)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Numéro d’entreprise) si personne morale
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Personne physique ou morale)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Langue de communication)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (E-mail de facturation)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

2. Echange en masse des données de contact client

Le démarrage de l'échange de masse est à l'initiative de l'intermédiaire.

Dans le respect du RGPD, pour les contrats actifs (ATT+A003/ContractStatusCode (Etat de la police) = 1, 4, 5 ou 6), l'intermédiaire envoie toutes les données de contacts clients (adresses e-mail et numéros de GSM), vides ou pas, et uniquement celles-là. (Pour faciliter le traitement par les compagnies, les contrats pour lesquels l'intermédiaire ne dispose d'aucune donnée de contact client doivent par conséquent également être envoyés).

Dans le respect du RGPD, en fonction des cas, la compagnie répond comme suit :

• En cas d'erreur lors du traitement du message (par ex. numéro de police invalide), la compagnie répond par retour de message avec un code erreur QIxxx comme elle le fait dans le cas de l'échange individuel. (Les codes ereurs définis par les compagnies sont disponibles dans les tables MSGLIBx du référentiel géré par Portima et téléchargeable à partir du site Telebib2.)
• Si toutes les données de contact client du contrat sont semblables à celles dont elle dispose, la compagnie ne renvoie rien.
• Si une donnée de contact client du contrat est différente de celle dont elle dispose, la compagnie renvoie toutes les données de contact client (pas uniquement celles qui sont différentes) dont elle dispose pour ce contrat via un MPB M0124 (voir point 2.2 plus bas).

2.1 Envoi de masse par l'intermédiaire

• Un M0410 (Modification des renseignements du client origine producteur) par contrat actif contenant des données de contact client :
  • GIS+A1ZZ/ExchangeCustomerDataInBulkProcesscode
    (Echangez des données client en masse) = 1 (Oui)
  • Tous les autres indicateurs (GIS/Processing indicator) obligatoires de demande de modification doivent être = 2 (Non)
  • RFF+001/PolicyReference (Numéro de police)
  • Identification du PTY+006/PartyInsurer (Assureur)
  • Identification du PTY+002/PartyIntemediary (Intermédiaire)
  • PTY+003xx (Preneur) et/ou PTY+017 (Copreneur)
  • NME+001/OfficialName (Nom officiel)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adresse)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Numéro d'entreprise) si personne morale
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Personne physique ou morale)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Langue de communication)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (E-mail de facturation)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

2.2 Réponse par la compagnie

• M0124 (MPB origine compagnie) :
  • GIS+EW05 (Nature du document) = 4 (Modification)
  • GIS+EW00 (Type de modification) = 19 (Voir code message production CMPA ou -B)
  • GIS+5741 (Type de communication) = 2 (Modifications uniquement)
  • ACT+008 (Envoi de masse)
    
    • ATT+CMPB = 80 (ENVOI : données de contact client)
  • Identification du PTY+006/PartyInsurer (Assureur)
  • Identification du PTY+002/PartyIntemediary (Intermédiaire)
  • PTY+003 (Preneur) et/ou PTY+017 (Copreneur)
  • NME+001/OfficialName (Nom officiel)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adresse)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Numéro d'entreprise) si personne morale
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Personne physique ou morale)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Langue de communication)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (E-mail de facturation)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

Creation date: 21/06/2024.
Last modification date: 05/07/2024.