37. Uitwisseling in massa van klantcontactgegevens

Context

Begin van het jaar 2023 zijn verzekeringsmakelaars en verzekeringsondernemingen overeengekomen klantengegevens (e-mailadressen en gsm-nummers) te kunnen uitwisselen met inachtneming vanzelfsprekend van de AVG en de keuze van de klant.

Het is in deze context dat deze spelers zijn overeengekomen om deze klantcontactgegevens in massa te kunnen uitwisselen: een eerste keer en vervolgens sporadisch bijvoorbeeld bij portefeuille-overname.

Met klanten worden verzekeringnemers en medeverzekeringnemer bedoeld.

Om de verschillen en overeenkomsten tussen de individuele uitwisseling van klantcontactgegevens en in massa uitwisseling makkelijker te kunnen opsporen, hieronder ook een herinnering van het individuele uitwisselingsproces gebaseerd op het process # 9 (Aanvraag adreswijziging verzekeringnemer).

AVG: Aandachtspunten

We kunnen de spelers alleen maar op het hart drukken de grootste mogelijke voorzichtigheid te betrachten bij het uitwisselen van persoonlijke gegevens zoals e-mailadressen en GSM-nummers, en in het bijzonder bij het uitwisselen van gegevens in massa.

Volgens de Europese regelgeving is het "grootschalige" verzamelen van persoonsgegevens een van de criteria op grond waarvan de verwerkingsverantwoordelijke een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) moet uitvoeren.

We willen de spelers ook herinneren aan enkele fundamentele principes van de AVG:

• • Rechtmatigheid
    Het verzamelen van persoonsgegevens moet een rechtmatige, behoorlijke en transparante grondslag hebben (rechtsgrondslag, contract, toestemming...)
  • Doelbinding
    Gegevensverwerking kan legaal zijn, maar moet een nauwkeurig en specifiek doel hebben. Dit is het doelbeginsel. De verzamelde gegevens moeten een specifiek doel hebben.
  • Minimale gegevensverwerking
    Alleen informatie die relevant is voor het beoogde doel mag verzameld worden.
  • Opslagbeperking
    Gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is om het doel te bereiken. Daarna moeten ze verwijderd of geanonimiseerd worden.

1. Individuele uitwisseling van klantcontactgegevens

De uitwisseling kan op initiatief van de maatschappij of van de tussenpersoon zijn.

Andere gegevens dan klantcontactgegevens kunnen tegelijkertijd uitgewisseld worden met behulp van de indicatoren (GIS/Processing indicator) die in de berichten voorzien zijn.

Van de ontvanger wordt geen antwoord verwacht.

1.1 Op initiatief van de tussenpersoon:

• M0410 (Aanvraag wijziging gegevrens verzekeringsnemer oorsprong producent):
  • GIS+A1ZP/ChangeContactInformationProcesscode (Verander contact informatie) = 1 (Ja)
  • RFF+001/PolicyReference (Polisnummer)
  • Identificatie van PTY+006/PartyInsurer (Verzekeraar)
  • Identificatie van PTY+002/PartyIntemediary (Tussenpersoon)
  • PTY+003 (Verzekeringsnemer) et ou PTY+017 (Medeverzekeringsnemer)
  • NME+001/OfficialName (Officiële naam)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adres)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Ondernemingsnummer)
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Natuurlijk of rechtspersoon)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Communicatietaal)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (Facturatie e-mail)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

1.2 Op initiatief van de maatschappij:

• M0124 (MPB oorsprong verzekeraar):
  • GIS+EW05 (Aard document) = 4 (Wijziging)
  • GIS+EW00 (Type wijziging) = 19 (Zie codering productiebericht CMPA of -B)
  • GIS+5741 (Type communicatie) = 2 (Enkel de wijzigingen)
  • ACT+001 (Beheerstap)
    
    • ATT+CMPB = 80 (ZENDING: klantcontactgegevens)
  • Identificatie van PTY+006/PartyInsurer (Verzekeraar)
  • Identificatie van PTY+002/PartyIntemediary (Tussenpersoon)
  • PTY+003 (Verzekeringsnemer) en/of PTY+017 (Medeverzekeringsnemer)
  • NME+001/OfficialName (Officiële naam)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adres)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Ondernemingsnummer) indien rechtspersoon
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Natuurlijk of rechtspersoon)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Communicatietaal)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (Facturatie e-mail)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

2. Uitwisseling in massa van klantcontactgegevens

De start van de massa-uitwisseling is op initiatief van de tussenpersoon.

Met inachtneming van de AVG, voor alle actieve contracten (ATT+A003/ContractStatusCode (Status van de polis) = 1, 4, 5 of 6), stuurt de tussenpersoon alle klantcontactgegevens (e-mailadressen en gsm-nummers), leeg of niet, en alleen deze. (Om de verwerking door de maatschappijen te vergemakkelijken, moeten dus ook contracten verzonden worden waarvoor de tussenpersoon geen klantcontactgegevens heeft).

Met inachtneming van de AVG zal de maatschappij, afhankelijk van het geval, als volgt antwoorden:

• In het geval van een foutmelding bij het verwerken van het bericht (bijv. ongeldig polisnummer), reageert de maatschappij door het bericht terug te sturen met een foutcode QIxxx, zoals ze ook doet in het geval van individuele uitwisseling. (De door de maatschappijen gedefinieerde foutcodes zijn beschikbaar in de MSGLIBx tabellen van het door Portima beheerde referentiesysteem en dit van de Telebib2 website gedownload kan worden).
• Als alle klantcontactgegevens in de polis gelijk zijn met de klantcontactgegevens in het bezit van de maatschappij, zal de maatschappij niets terugsturen.
• Als een klantcontactgegeven in het contract verschillend is van de klantcontactgegevens waarover de maatschappij beschikt, stuurt de maatschappij alle klantcontactgegevens (niet alleen de afwijkende klantcontactgegevens) waarover ze voor dat contract beschikt terug via een MPB M0124 (zie punt 2.2 hieronder).

2.1 Massaverzending door de tussenpersoon

• Een M0410 (Aanvraag wijziging gegevrens verzekeringsnemer oorsprong producent) per actief contract dat klantcontactgegevens bevat:
  • GIS+A1ZZ/ExchangeCustomerDataInBulkProcesscode
    (Wissel klantgegevens in massa uit) = 1 (Ja)
  • Alle andere verplichte indicatoren (GIS/Processing indicator) voor wijzigingsaanvragen moeten = 2 (Nee) zijn
  • RFF+001/PolicyReference (Polisnummer)
  • Identificatie van PTY+006/PartyInsurer (Verzekeraar)
  • Identificatie van PTY+002/PartyIntemediary (Tussenpersoon)
  • PTY+003xx (Verzekeringsnemer) en/of PTY+017 (Medeverzekeringsnemer)
  • NME+001/OfficialName (Officiële naam)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adres)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Ondernemingsnummer) indien rechtspersoon
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Natuurlijk of rechtspersoon)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Communicatietaal)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (Facturatie e-mail)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

2.2 Antwoord door de maatschappij

• M0124 (MPB oorsprong maatschappij):
  • GIS+EW05 (Aard document) = 4 (Wijziging)
  • GIS+EW00 (Type wijziging) = 19 (Zie codering productiebericht CMPA of -B)
  • GIS+5741 (Type communicatie) = 2 (Enkel de wijzigingen)
  • ACT+008 (Massaverzending)
    
    • ATT+CMPB = 80 (ZENDING: klantcontactgegevens)
  • Identificatie van PTY+006/PartyInsurer (Verzekeraar)
  • Identificatie van PTY+002/PartyIntemediary (Tussenpersoon)
  • PTY+003 (Verzekeringsnemer) en/of PTY+017 (Medeverzekeringsnemer)
  • NME+001/OfficialName (Officiële naam)
  • ADR+002/OfficialAddress (Adres)
  • RFF+075/CompanyNumberReference (Ondernemingsnummer) indien rechtspersoon
  • ATT+A131/NaturalOrLegalPersonCode (Natuurlijk of rechtspersoon)
  • ATT+A10C/LanguageCode (Communicatietaal)
  • COM+003/EmailAddressCommID (E-mail)
  • COM+009/EmailBillingCommID (Facturatie e-mail)
  • COM+007/MobileTelephoneCommID (GSM)

Creation date: 21/06/2024.
Last modification date: 05/07/2024.